Early Warning System

Wat is het Early Warning System?

Voederveiligheid ligt nog steeds in de handen van mensen. Er kunnen dingen misgaan. In dat geval vormt het Early Warning System (EWS) een belangrijk vangnet dat met behulp van adequate maatregelen helpt de omvang van een (potentieel) probleem in een vroeg stadium te beperken of te verzachten.

Voor GMP+ gecertificeerde bedrijven is het soms verplicht om te melden als er verontreinigd diervoeder wordt aangetroffen. De voorwaarden hiervoor staan beschreven in de Feed Safety Management System Requirements. Meldingen worden door GMP+ International geëvalueerd en de GMP+ Community wordt indien nodig geïnformeerd.

Waarom een Early Warning System?

Het EWS heeft tot doel onregelmatigheden met betrekking tot de voederveiligheid te melden en een snelle reactie en snelle communicatie over (nieuwe) gevaren en risico's in de hele diervoederproductieketen mogelijk te maken, met als doel de schadelijke gevolgen voor mens, dier en milieu te voorkomen of te beperken.

Wanneer moet ik een EWS-melding indienen?

Alle waarnemingen en signalen dat diervoeder onveilig is of een risico vormt voor volgende schakels in de diervoeder- of voedselketen, al dan niet op basis van wettelijke en/of GMP+ grenswaarden, moeten worden gemeld*.

Gebruik de beslisboom om te beoordelen of er sprake is van een dreigende situatie. Het is alleen verplicht om te melden als het gaat om producten die onder de scope van het GMP+ certificaat vallen.

Het is verplicht om binnen 12 uur na ontdekking van de verontreiniging of afwijking te melden aan GMP+ International indien:

1. Het betreffende product reeds is afgeleverd en niet volledig is geblokkeerd
2. De traceerbaarheid van het product niet duidelijk en volledig is

Deze termijn van 12 uur zijn aaneengesloten uren en gaan in op het moment dat u kennis neemt van de verontreiniging. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer u het analysecertificaat of een bericht van het laboratorium dat de analyse heeft uitgevoerd of van uw leverancier ontvangt.

Als de situatie onder controle lijkt te zijn, kan met de juiste argumenten worden afgeweken van de verplichting om binnen 12 uur te melden.

Wanneer u een bevestigingsanalyse uitvoert en er blijkt geen verontreiniging te zijn, is het niet meer nodig om een EWS-melding in te sturen.

Met de meetonzekerheid kan geen rekening worden gehouden, het werkelijke resultaat is leidend.

* Een vrijstelling geldt voor salmonella die zodanig behandeld kan worden dat de salmonellabacterie aantoonbaar verdwijnt.

Aan wie moet ik een EWS melden?

Naast de melding aan GMP+ International is het uiteraard noodzakelijk om mogelijk getroffen afnemers of leveranciers te informeren. Dit geldt uiteraard ook wanneer je als dienstverlener een probleem in diervoeder constateert. Je moet dan de eigenaar van het betreffende product informeren.

Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om het incident te melden aan de Certificatie Instelling, en indien wettelijk vereist aan de bevoegde autoriteit van het land waar het bedrijf is gevestigd.

Hoe dien ik een EWS-melding in?

Je kunt risico's en (dreigende) calamiteiten in diervoeder melden via het EWS-meldingsformulier. Het is ook mogelijk het formulier van je bevoegde autoriteit te sturen naar ews@gmpplus.org. 

Op het moment van de melding is het misschien niet mogelijk om alle gevraagde informatie in te dienen of aan te vullen. Vermeld dit duidelijk in de melding en zorg ervoor dat, zodra de informatie beschikbaar is, deze wordt gedeeld met GMP+ International. Hoe meer informatie GMP+ International ontvangt, hoe beter kan worden ingeschat of de situatie onder controle is of niet.

Naast de melding via het formulier is het mogelijk om contact op te nemen met GMP+ International via:

Tel.   + 31 (0)70 307 41 20 (alleen tijdens kantooruren in Nederland)
Mob. + 31 (0)6 46 07 60 36
E-mail: ews@gmpplus.org

Wat gebeurt er nadat een melding is ingediend?

Na indiening maakt GMP+ International een eerste inschatting. GMP+ International neemt contact met je op om te bespreken of er vervolgacties nodig zijn of om aan te geven dat een zaak gesloten kan worden. Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Wanneer de situatie niet onder controle lijkt te zijn, publiceert GMP+ International, in overleg met de melder, een EWS-waarschuwing om bedrijven hierover te informeren.

Naast de melding moet je ook de herkomst en bestemming van onveilige partijen achterhalen, deze (laten) blokkeren, de betrokken leveranciers en afnemers informeren, de oorzaak van de verontreiniging achterhalen en corrigerende maatregelen nemen.

EWS-meldingen vormen voor GMP+ International een essentiële bron van informatie om potentiële risico's in haar communicatie te benadrukken en kunnen leiden tot verbeteringen van de GMP+ FSA module (het Aflatoxine B1 protocol is hier een voorbeeld van), Feed Support Products (bijvoorbeeld quick scans en bijstelling van risicobeoordelingen), de certificatie- en conformiteitsvoorwaarden, risicocommunicatie en andere activiteiten.

Waar zijn EWS-waarschuwingen te vinden?

Wij communiceren een EWS-waarschuwing via een GMP+ Alert mailing. De eigenlijke EWS-waarschuwing is te vinden op de GMP+ Portal en is alleen zichtbaar voor GMP+ gecertificeerde bedrijven en Certificatie Instellingen.

Wat houdt een EWS-waarschuwing in?

In de waarschuwing worden het betrokken product, de ongewenste stof(fen) en de geconstateerde waarde(n), alsmede het land van oorsprong vermeld. Gegevens over het betrokken bedrijf worden alleen in zeer uitzonderlijke situaties gepubliceerd.

Ook wanneer een situatie onder controle is, kan GMP+ International besluiten de waarschuwing te publiceren. Op deze manier kunnen gecertificeerde bedrijven lering trekken uit dergelijke situaties om soortgelijke gevallen in de toekomst te voorkomen.

Privacy en uitwisseling van gegevens 

GMP+ International deelt geen bedrijfsgegevens met derden, behalve indien:

1. Bedrijven, die vallen onder een ander kwaliteitsborgingssysteem dan de GMP+ FSA module, betrokken zijn bij een incident en GMP+ International een uitwisselbaarheidsovereenkomst heeft met dat systeem en dat systeem een vergelijkbaar privacybeleid heeft. Dan zal GMP+ International relevante informatie met betrekking tot het incident communiceren met het getroffen systeem.
2. Op basis van audits of EWS-meldingen een overtreding van verplichte voorwaarden wordt geconstateerd, waarna GMP+ International het recht heeft (zie GMP + A1, § 8.2.6 / F 0.1 § 2.4) deze bevindingen te melden bij de betreffende Certificatie Instelling, alsmede bij de bevoegde autoriteit.

Heb je vragen?

Als je vragen hebt, kun je contact opnemen met de GMP+ Helpdesk. Meld je aan voor onze nieuwsbrief, om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws.