Let op: vernieuwde onaangekondigde tussentijdse audit

22 februari 2018

Vernieuwde onaangekondigde tussentijdse auditvoorwaarden. De vernieuwde onaangekondigde tussentijdse auditvoorwaarden zullen vanaf 22 februari 2018 van kracht zijn. In deze nieuwsbrief stellen we u op de hoogte van de gevolgen hiervan voor uw bedrijf.

In overeenstemming met artikel 11.1 van de GMP+ A1 Algemeen Reglement, wordt deze wijziging doorgevoerd door middel van een Uitvoerend Besluit. Dit besluit is geldig tot publicatie van de nieuwe C documenten op de website van GMP+ International.

 

4 dingen die u moet weten

  1. De onaangekondigde audits zijn verplicht voor alle Nederlandse bedrijven die gecertificeerd zijn voor alle productie scopes 
  1. Ze zijn vrijwillig voor alle Nederlandse bedrijven voor service scopes (zie hieronder) en alle gecertificeerde bedrijven buiten Nederland die gecertificeerd zijn voor één of meer GMP+ scope(s) 
  1. Een onaangekondigde tussentijdse audit kan ALLEEN een aangekondigde tussentijdse audit vervangen tijdens de certificatiecyclus. 
  1. Vooraankondiging van de onaangekondigde tussentijdse audit door de Certificatie Instelling aan het bedrijf is niet toegestaan

 

Verplicht
Voor de verplichte onaangekondigde tussentijdse audit, zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

  • De onaangekondigde tussentijdse audit is alleen verplicht voor alle Nederlandse deelnemers die gecertificeerd zijn voor één of meer van de volgende productie scopes:
    • Productie van mengvoeders.
    • Productie van voormengsels.
    • Productie van toevoegingsmiddelen.
    • Productie van voedermiddelen.
    • Productie van huisdiervoeders.
  • Een onaangekondigde tussentijdse audit kan een aangekondigde tussentijdse audit vervangen tijdens de certificatiecyclus, maar kan nooit een initiële of hercertificatie audit vervangen.
  • De audittijden voor de onaangekondigde tussentijdse audit zullen gelijk zijn aan die van de aangekondigde tussentijdse audit (Annex 2 van de GMP+C3/C6).
  • De onaangekondigde tussentijdse audit moet worden vastgelegd in het contract tussen de Certificatie Instelling en de deelnemer.
  • Nadat de onaangekondigde tussentijdse audit is uitgevoerd, is registratie in de GMP+ database verplicht.
  • Iedere deelnemer kan aan het begin van iedere twaalf maanden, vijftien dagen in het jaar aangeven waarop de onaangekondigde tussentijdse audit niet plaats kan vinden. Indien dit niet van tevoren is aangegeven, kan de onaangekondigde tussentijdse audit niet geweigerd worden. Voorbeelden van legitiem uitstel van de onaangekondigde tussentijdse audit zijn:
    • De Certificatie Instelling kan de locatie van de deelnemer niet bezoeken omdat deze overstroomd is of vanwege andere extreme weersomstandigheden.
    • De locatie van de deelnemer is gesloten (jaarlijkse sluiting, onderhoud, vakantie) of de locatie van de deelnemer voert geen GMP+ activiteiten uit (seizoenswerk).
  • Vooraankondiging van de onaangekondigde tussentijdse audit door de Certificatie Instelling aan de deelnemer is niet toegestaan.

 

Vrijwillig
Voor de vrijwillige onaangekondigde tussentijdse audit, zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

  • De vrijwillige onaangekondigde tussentijdse audit is van toepassing voor:
  1. a) alle Nederlandse deelnemers die gecertificeerd zijn voor één of meer van de volgende scopes:
    • Handel
    • Op- en overslag
    • Weg- en Spoortransport
    • Bevrachting
    • Kust- en binnenvaart 
  1. b) alle deelnemers buiten Nederland die gecertificeerd zijn voor één of meer GMP+ scope(s). 
  • Wanneer een deelnemer zich eenmaal heeft aangemeld voor de vrijwillige onaangekondigde tussentijdse audit, wordt deze verplicht tijdens de certificatiecyclus, hetgeen moet worden vastgelegd in het contract tussen de deelnemer en de Certificatieinstelling.

Daarnaast zijn de voorwaarden die zijn gedefinieerd voor de verplichte onaangekondigde tussentijdse audit ook van toepassing op de vrijwillige onaangekondigde tussentijdse audit.

 

Algemene richtlijnen 

Mogelijkheid 1:
GMP+ gecertificeerde bedrijven die reeds deelnemen aan de bestaande onaangekondigde tussentijdse audit (add-on) kunnen overstappen op de nieuwe onaangekondigde tussentijdse audit (ter vervanging van een reguliere tussentijdse audit) nadat de certificatiecyclus van 3 jaar is voltooid.

 

Mogelijkheid 2:
Nieuwe bedrijven die voor het eerst GMP+ certificatie aanvragen. Omdat de onaangekondigde tussentijdse audit de initiële certificatieaudit (ICA) niet kan vervangen, kunnen deze bedrijven deelnemen aan het onaangekondigde tussentijdse auditprogramma voor de eerste of tweede tussentijdse audit, welke respectievelijk 12 of 24 maanden na de ICA plaatsvindt.

 

Mogelijkheid 3:
GMP+ gecertificeerde bedrijven die nog niet deelnemen aan de bestaande onaangekondigde tussentijdse audit (add-on). In afwachting van de uitgevoerde audits in een reeds gestarte certificatiecyclus kunnen zij 12 of 24 maanden na de hercertificatie audit (RCA) deelnemen. Wanneer bij een GMP+ gecertificeerde deelnemer de tweede tussentijdse audit is uitgevoerd, dan is de eerste mogelijkheid om deel te nemen aan het onaangekondigde auditprogramma 12 maanden na de hercertificatie audit.

 

 

 

ICA/RCA

12 maanden

SA/UA

12 maanden

SA/UA

12 maanden

RCA

12 maanden

SA/UA

1e  Mogelijkheid

 

-------------------------------------

 (add-on onaangekondigde tussentijdse audit)

 

--->

 

 

2e  Mogelijkheid

 

---->

 

--->

 

 

 

 

 

3e  Mogelijkheid

 

---->

 

--->

 

 

 

 

 

3e  Mogelijkheid

 

 

 

 

 

-----

 

--->

 

  • Nederlandse deelnemers die gecertificeerd zijn voor één van de productiescopes (en daardoor verplicht deelnemen aan de onaangekondigde tussentijdse audit), hebben de mogelijkheid om te bepalen of ze de onaangekondigde tussentijdse audit ook willen toepassen voor één van de service scopes. 
  • GMP+ gecertificeerde bedrijven die twee aangekondigde tussentijdse audits willen vervangen door twee onaangekondigde tussentijdse audits, mogen dit doen. De initiële en hercertificatie audit zal altijd aangekondigd zijn.
  • GMP+ gecertificeerde bedrijven die zo snel mogelijk willen deelnemen aan de onaangekondigde audit, mogen dit doen. Echter, wanneer de onaangekondigde audit eerder dan 12 maanden na de meest recente audit uitgevoerd wordt, dan zal de certificatiecylcus automatisch eenmaal ingekort worden. Het is af te raden om de onaangekondigde tussentijdse audit binnen 2 maanden voor of na de uitvoering van andere audits in te plannen (initieel, verlenging en aangekondigde tussentijdse audits).

Meld je aan voor de GMP+ International nieuwsbrief

Volg het laatste GMP+ International nieuws