Wat is het Early Warning System?
Voederveiligheid ligt nog steeds in de handen van mensen. Er kunnen dingen misgaan. In dat geval vormt het Early Warning System (EWS) een belangrijk vangnet dat helpt om de omvang van een (potentieel) probleem in een vroeg stadium te beperken of af te zwakken met behulp van adequate maatregelen.
Voor GMP+ gecertificeerde bedrijven is het soms verplicht om een melding te doen als besmet diervoeder wordt aangetroffen. De voorwaarden hiervoor staan beschreven in de Feed Safety Management Requirements. Meldingen worden door GMP+ International beoordeeld en indien nodig wordt de GMP+ Community geïnformeerd.
Waarom een Early Warning System?
Het doel van een EWS is om onregelmatigheden met betrekking tot de voederveiligheid te melden en een snelle reactie en snelle communicatie mogelijk te maken over (nieuwe) gevaren en risico's in de hele productieketen van diervoeder, met als doel de schadelijke gevolgen voor mens, dier en milieu te voorkomen of te beperken.
Wanneer dien ik een EWS-melding in?
Alle waarnemingen en signalen dat diervoeder onveilig is of een risico vormt voor volgende schakels in de diervoeder- of levensmiddelenketen, al dan niet op basis van wettelijke en/of GMP+ grenswaarden, moeten worden gemeld*.
Gebruik de beslisboom om te beoordelen of er sprake is van een dreigende situatie. Melding is alleen verplicht als het producten betreft die binnen de scope van het GMP+ certificaat vallen.
Het is verplicht om binnen 12 uur na ontdekking van de besmetting of afwijking een melding te doen bij GMP+ International indien:
- het betreffende product al is geleverd en niet volledig geblokkeerd is
- de traceerbaarheid van het product niet duidelijk en volledig is
Deze periode van 12 uur zijn aaneengesloten uren en gaan in op het moment dat je van de besmetting hoort. Dit kan bijvoorbeeld zijn op het moment dat je het analysecertificaat ontvangt of een bericht van het laboratorium dat de analyse heeft uitgevoerd of van je leverancier.
Als de situatie onder controle lijkt te zijn, is het mogelijk om met de juiste argumenten af te wijken van de meldingsplicht binnen 12 uur.
Als je een bevestigingsanalyse uitvoert en er blijkt geen besmetting te zijn, dan is het niet meer nodig om een EWS-melding te doen.
De meetonzekerheid kan niet worden meegenomen; het daadwerkelijke resultaat is leidend.
* Er geldt een vrijstelling voor salmonella die behandeld kan worden om de salmonellabacterie aantoonbaar te elimineren.
Bij wie moet ik een EWS melden?
Naast het melden bij GMP+ International is het natuurlijk noodzakelijk om mogelijk getroffen klanten of leveranciers te informeren. Dit geldt natuurlijk ook als je als dienstverlener een probleem in diervoeder ontdekt. Je moet dan de eigenaar van het betreffende product informeren.
Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om het incident te melden aan de Certificatie Instelling en, indien wettelijk vereist, aan de bevoegde autoriteit van het land waarin het bedrijf is gevestigd.
Hoe dien je een EWS-melding in?
Je kunt risico's en (dreigende) calamiteiten in diervoeder melden via het EWS-meldingsformulier.
Het is mogelijk dat op het moment van de melding niet alle gevraagde informatie kan worden ingediend of ingevuld. Vermeld dit duidelijk in de melding en zorg ervoor dat zodra de informatie beschikbaar is, deze gedeeld wordt met GMP+ International. Hoe meer informatie GMP+ International ontvangt, des te beter kan worden ingeschat of de situatie onder controle is of niet.
Naast het melden via het formulier is het mogelijk om contact op te nemen met GMP+ International via:
- Tel. + 31 (0)70 307 41 20 (tijdens kantooruren in Nederland)
- Mob. +31 (0)6 10 20 85 95
- via Helpdeskformulier.
Wat gebeurt er nadat er een melding is ingediend?
Na indiening maakt GMP+ International een eerste inschatting. GMP+ International neemt contact met je op om te bespreken of er vervolgacties nodig zijn of om aan te geven dat een zaak gesloten kan worden. Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Wanneer de situatie niet onder controle lijkt te zijn, publiceert GMP+ International in overleg met de melder een EWS-waarschuwing om bedrijven hierover te informeren.
Naast het melden moet je ook de herkomst en bestemming van onveilige partijen achterhalen, (laten) blokkeren, betrokken leveranciers en klanten informeren, de oorzaak van de besmetting achterhalen en corrigerende maatregelen nemen.
EWS-meldingen vormen een essentiële bron van informatie voor GMP+ International om potentiële risico's te benadrukken in haar communicatie en ze kunnen leiden tot verbeteringen van de GMP+ FSA-module (TS1.7 Monitoring Aflatoxin risk classification list is hier een voorbeeld van), Risk Management Tools (bijvoorbeeld quick scans en aanpassing van risicobeoordelingen), de certificatie- en conformity-voorwaarden, risicocommunicatie en andere activiteiten.
Waar kun je EWS-waarschuwingen vinden?
We communiceren een EWS-waarschuwing via een GMP+ Alert mailing. De daadwerkelijke EWS-waarschuwing is te vinden in de GMP+ Portal en is alleen zichtbaar voor GMP+ gecertificeerde bedrijven en Certificatie Instellingen.
Wat houdt een EWS-waarschuwing in?
De waarschuwing identificeert het betreffende product, de ongewenste stof(fen) en de gedetecteerde waarde(n), evenals het land van herkomst. Details over het betreffende bedrijf worden alleen in zeer uitzonderlijke situaties gepubliceerd.
Ook als een situatie onder controle is, kan GMP+ International besluiten de waarschuwing te publiceren. Zo kunnen gecertificeerde bedrijven leren van dergelijke situaties om soortgelijke gevallen in de toekomst te voorkomen.
Privacy en gegevensuitwisseling
GMP+ International deelt geen gegevens van bedrijven met derden, behalve als:
Bedrijven die vallen onder een ander kwaliteitsborgingssysteem dan de GMP+ FSA-module, zijn betrokken bij een incident en GMP+ International een uitwisselbaarheidsovereenkomst met dat systeem heeft en dat systeem een vergelijkbaar privacybeleid heeft, dan zal GMP+ International relevante informatie met betrekking tot het incident communiceren met het getroffen systeem.
Op basis van audits of EWS-meldingen een overtreding van verplichte voorwaarden wordt geconstateerd, waarna GMP+ International het recht heeft deze bevindingen te melden aan de betreffende Certificatie Instelling, alsmede aan de bevoegde autoriteit.