Was ist das Early Warning System?
Die Futtermittelsicherheit liegt noch immer in der Hand von Menschen. Mitunter kann etwas schiefgehen. In diesem Fall stellt das Frühwarnsystem (Early Warning System, kurz: EWS) ein wichtiges Fangnetz dar, mit dem ein (potenzielles) Problem mithilfe entsprechender Maßnahmen frühzeitig begrenzt oder im Ausmaß verringert werden kann.
Für nach GMP+ zertifizierte Unternehmen gilt mitunter die Pflicht, im Falle des Antreffens verunreinigter Futtermittel eine Meldung vorzunehmen. Die entsprechenden Anforderungen sind in den Feed Safety Management Requirements beschrieben. Die Meldungen werden von GMP+ International bewertet, wonach gegebenenfalls die GMP+ Community informiert wird.
Weshalb ein Frühwarnsystem?
Mit dem EWS wird bezweckt, dass Unregelmäßigkeiten in Bezug auf die Futtermittelsicherheit gemeldet und eine schnelle Reaktion und Kommunikation über (neue) Gefahren und Risiken in der Futtermittelproduktionskette ermöglicht werden. Ziel ist dabei, die schädlichen Folgen für Mensch, Tier und Umwelt zu vermeiden oder zu beschränken.
In welchem Fall reiche ich eine EWS-Meldung ein?
Sie müssen alle Beobachtungen und Sachverhalte melden, die darauf hinweisen, dass ein Futtermittel unsicher ist oder ein Risiko für die nächsten Stufen in der Futtermittel- oder Lebensmittelkette darstellt.* Diese Beobachtungen und Signale können sich sowohl auf gesetzliche als auch GMP+-Grenzwerte beziehen.
Ermitteln Sie anhand des Entscheidungsbaums, ob von einer bedrohlichen Lage die Rede ist. Die Vornahme einer Meldung ist nur obligatorisch, sofern es sich um Produkte handelt, die unter den Anwendungsbereich des GMP+-Zertifikats fallen.
Die Vornahme einer Meldung an GMP+ International innerhalb von 12 Stunden nach der Entdeckung einer Verunreinigung oder Abweichung ist obligatorisch, wenn:
- das betreffende Produkt bereits ausgeliefert und nicht gänzlich gesperrt worden ist
- die Rückverfolgbarkeit des Produkts nicht deutlich und vollständig ist
Der Zeitraum von 12 Stunden versteht sich als 12 aufeinander folgende Zeitstunden und beginnt zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie von der Verunreinigung erfahren haben. Das kann zum Beispiel der Zeitpunkt sein, an dem Sie das Analysezertifikat oder eine Benachrichtigung des Labors, das die Analyse ausgeführt hat, oder Ihres Lieferanten erhalten.
Wenn die Situation unter Kontrolle zu sein scheint, ist es möglich, unter Nennung einer ordentlichen Begründung von der 12-Stunden-Meldepflicht abzuweichen.
Wenn Sie eine Bestätigungsanalyse durchführen und sich herausstellt, dass keine Verunreinigung vorliegt, ist es nicht mehr erforderlich, eine EWS-Meldung vorzunehmen.
Messunsicherheiten können nicht berücksichtigt werden, das tatsächliche Messergebnis ist maßgeblich.
* Eine Befreiung gilt für Salmonellen, die sich derart behandeln lassen, dass die Salmonellenbakterien nachweislich beseitigt werden.
An wen muss die EWS-Meldung ergehen?
Neben der Meldung an GMP+ International ist es selbstverständlich erforderlich, möglicherweise betroffene Kunden oder Lieferanten zu benachrichtigen. Dies gilt natürlich auch, wenn man als Dienstleister ein Problem in einem Futtermittel entdeckt. In diesem Fall muss man den Eigentümer des fraglichen Produkts informieren.
Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, den Vorfall der Zertifizierungsstelle und - sofern gesetzlich vorgeschrieben - der zuständigen Behörde des Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, zu melden.
Wie nehme ich eine EWS-Meldung vor?
GMP+ International auf folgenden Wegen in Verbindung zu setzen:
- Tel.: + 31 (0)70 307 41 20 (während Bürostunden in den Niederlanden)
- Mobil: +31 (0)6 10 20 85 95
- über das Helpdesk-Formular
Was geschieht nach der Einreichung einer Meldung?
Nach der Einreichung nimmt GMP+ International eine erste Einschätzung vor. GMP+ International setzt sich mit Ihnen in Verbindung, um zu besprechen, ob Folgemaßnahmen erforderlich sind, beziehungsweise um mitzuteilen, dass ein Fall abgeschlossen werden kann. Sämtliche Informationen werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Wenn die Situation nicht mehr unter Kontrolle zu sein scheint, veröffentlicht GMP+ International nach Beratung mit der meldenden Partei eine EWS-Meldung, um Unternehmen über den Sachverhalt zu informieren.
Neben der Vornahme der Meldung müssen Sie auch die Herkunft und den Bestimmungsort unsicherer Partien ermitteln, diese sperren (lassen), die involvierten Lieferanten und Kunden informieren, die Ursache der Verunreinigung ermitteln und Korrekturmaßnahmen ergreifen.
EWS-Meldungen dienen GMP+ International auch als unerlässliche Quelle zur Herausstellung potenzieller Risiken in ihrer Kommunikation und können zu Verbesserungen des „GMP+ FSA“-Moduls (das TS1.7 Überwachung – Liste zur Risikoeinstufung von Aflatoxin ist ein Beispiel dafür), der Risk Management tool (zum Beispiel Quick-Scans und Anpassung der Risikobewertungen), der Zertifizierungs-und Conformity-Anforderungen, der Risikokommunikation und anderer Tätigkeiten führen.
Wo lassen sich die EWS-Warnungen finden?
Wir kommunizieren etwaige EWS-Warnmeldungen über ein GMP+-Alert-Mailing. Die eigentlichen EWS-Meldungen lassen sich im GMP+-Portal finden und können ausschließlich von nach GMP+ zertifizierten Unternehmen und den Zertifizierungsstellen eingesehen werden.
Was wird in einer EWS-Warnmeldung kommuniziert?
In der Warnmeldung werden das fragliche Produkt, der/die unerwünschte(n) Stoff(e).
und der/die festgestellte(n) Wert(e) sowie das Herkunftsland genannt. Einzelheiten zum betroffenen Unternehmen werden ausschließlich in außerordentlichen Fällen veröffentlicht.
Auch wenn die Lage unter Kontrolle ist, kann GMP+ International beschließen, die Warnmeldung zu veröffentlichen. Auf diese Art und Weise können zertifizierte Unternehmen aus solchen Vorfällen lernen, sodass sich ähnliche Fälle in Zukunft vermeiden lassen.
Datenschutz und Datenaustausch
GMP+ International gibt keine Daten von Unternehmen an Dritte weiter, es sei denn,
1. Unternehmen, die unter ein anderes Qualitätssicherungssystem als das „GMP+ FSA“-Modul fallen, sind in einen Vorfall involviert und GMP+ International hat eine Austauschbarkeitsvereinbarung mit dem fraglichen System und jenes System verfügt über vergleichbare Datenschutzrichtlinien; in diesem Fall übermittelt GMP+ International dem Träger des jeweiligen Systems die relevanten Informationen
2. auf der Grundlage von Audits oder EWS-Meldungen wurde eine Verletzung der vorgeschriebenen Anforderungen festgestellt, wonach GMP+ International das Recht hat, diese Feststellungen der betreffenden Zertifizierungsstelle sowie der zuständigen Behörde mitzuteilen.